Fallstudie: Wie du mit Q&A deinen Workshop stressfrei und interaktiv machst

Von Alexander Schneider

Mitte 2021 wurden wir von einer Universitätsbibliothek kontaktiert, welche eine Reihe von Workshops für ihre Veranstaltung organisierte.

Vor der schnaq Gründung arbeitete ein Teil unseres Teams an der Universität Düsseldorf und war daher die logische Wahl, um die Veranstaltung zu verbessern. Wir brachten nicht nur die Expertise aus dem Bildungsbereich mit, sondern auch die richtige Technik.

Aber fangen wir einmal von vorne an:

1. Die Ausgangssituation

Jedes Jahr findet in der Bibliothek eine Veranstaltung namens “Lange Nacht der aufgeschobenen Hausarbeiten” statt. Die Veranstaltung selbst ist in mehrere Workshops und interaktive Vorträge unterteilt.

Die Themen reichen von Einführungen in Software für Referenzierung und Notizen bis hin zu Zeitmanagement und der Frage, wie man nicht versehentlich plagiiert. Es gab sogar virtuelle Yoga-Sitzungen!

Wegen der allgegenwärtigen COVID-19-Pandemie war dies das erste Mal, dass die Veranstaltung vollständig online stattfand. Das war ein potenzielles Problem!

Uns wurde gesagt, dass es bei Offline-Workshops einfacher ist, zu erfassen, was die Teilnehmer verstehen und was nicht. Offline ist es auch einfach Zeit für Fragen einzuplanen. Dazu kam, dass es dieses Mal keine sichere Möglichkeit gab zu sagen, wie viele Leute teilnehmen würden, da keine Anmeldung erforderlich war.

Die Menschen im Bibliotheksteam sind Experten auf vielen Gebieten, aber nicht alle sind in der Online-Bildung erfahren!

2. Unser Event Set-Up

Eine infografik, die das Set-Up der Fallstudie beschreibt Insgesamt haben 250 Leute an den Workshops teilgenommen. Bis zu 100 waren im gleichzeitig in einem Workshop anwesend. Fünf Gruppen waren unsere Kontrollgruppe, während drei schnaq Q&A nutzten.

Die Bibliothek benötigte Hilfe bei der Verwaltung von Fragen während ihres Online-Seminars. Wir setzten schnaq Q&As ein, um ihnen dabei zu helfen.

Insgesamt wurden 8 Workshops abgehalten, und schnaq wurde in drei von ihnen eingesetzt. Damit hatten wir eine gute Kontrollgruppe, um die Ergebnisse zu vergleichen. Insgesamt nahmen etwa 250 Personen an der Veranstaltung teil, die sich auf die verschiedenen Workshops und Vorträge verteilten.

Die Workshops wurden in Webex abgehalten, aber für die Zwecke der Ergebnisse hätte es sich auch um jede andere Videokonferenzsoftware handeln können.

Während die Kontrollgruppen den Webex-Chat für aufkommende Fragen nutzten, verwendeten die schnaq-Gruppen das schnaq Q&A als Ergänzung zu ihrer Webex-Sitzung. Die Workshops hatten in der Spitze etwa 100 Teilnehmer zur gleichen Zeit.

3. Die Ergebnisse

Insgesamt konnten wir drei wesentliche Unterschiede ausmachen:

  • Weniger Stress für die Dozierenden
  • Keine Assistent:innen notwendig
  • Ein besseres Verständnis von den Teilnehmer:innen

Schauen wir uns die Ergebnisse im Detail an:

3.1 Weniger Stress

Eine Infografik, die zeigt wie einfach es ist in den verschiedenen Gruppen Fragen der Teilnehmer:innen zu identifizieren. Die Nutzeroberfläche einer Videokonferenzsoftware eignet sich nicht dazu schnell Fragen von anderen Chatnachrichten zu unterscheiden. Verglichen mit den schnaq Q&A, die explizit auf diesen Nutzungsfall ausgerichtet sind, ergibt das mehr Stress und Ablenkung während des Vortrags.

Die Nutzer:innen des Webex-Chats berichteten von einer stressigen Erfahrung:

Sie mussten sich nicht nur auf den Workshop oder ihren Vortrag konzentrieren, sondern auch den Chat ständig überwachen. Sie konnten einfach nicht wissen, ob es sich bei einer Nachricht um beliebige Chats der Teilnehmer, um wertvolles Feedback oder um eine Frage handelte, die beantwortet werden sollte.

In den schnaq Gruppen wurden die Fragen über die Q&A-Funktion gesammelt, die es den anderen Teilnehmern ermöglichte, über wichtige Fragen abzustimmen. Die Referenten und Trainer konnten die Fragen filtern und mussten sich so weniger Gedanken machen.

Eine Dozentin, die schnaq verwendet hat, beschreibt den Hauptunterschied, den sie wahrgenommen hat, so: “Die anderen sind nicht vorangekommen, weil alle ständig im Chat geschrieben haben. Sie konnten einfach nicht mithalten.”

Ein weiterer Vorteil war, dass die Fragen in schnaq nicht verschwanden, sobald die Webex-Sitzung beendet war. So hatten die Dozierenden die Möglichkeit, die schwierigeren und rechercheintensiven Fragen zu einem späteren Zeitpunkt zu beantworten. Um genau zu sein: Die Fragen und Antworten sind noch ein Jahr später für die Teilnehmer:innen zum Durchstöbern verfügbar.

3.2 Keine zusätzlichen Assistent:innen

Eine Infografik, die zeigt, dass man Personen einsparen konnte, wenn schnaq Q&A genutzt wurden Dieses Ergebnis ist einfach zu verstehen. Da die schnaq Software das Sammeln, Filtern und Sortieren der Fragen übernimmt, benötigt man keine weiteren Assistent:innen um den Überblick zu behalten.

Um den Stress während der Workshops zu bewältigen, wenn sie nicht mit schnaq arbeiteten, versuchten einige eine einfache Lösung:

Sie setzten Assistent:innen ein, die den Chat für sie überwachten. Die Assistent:innen konnten die Fragen vorfiltern und sie an die Dozierenden weiterleiten.

Die schnaq-Gruppe benötigte außer den Dozierenden selbst keine weiteren Personen. Das spart Arbeitszeit und Personalressourcen.

3.3 Ein besseres Verständnis

Eine Infograpfik, die illustriert wie sich das Kommunikationsverhältnis zwischen den Dozierenden und den Teilnehmer:innen geändert hat Wenn eine Möglichkeit dazu besteht, fangen die Teilnehmer:innen an, mit den gegenseitigen Fragen zu interagieren. Das trägt zu einem besseren Verständnis des Themas bei. Es hilft auch den Dozierenden, die nicht alle Fragen selbst beantworten müssen

Die Kontrollgruppen berichteten, dass die Interaktionen während der Workshops hauptsächlich in zwei Richtungen gingen: Die meiste Kommunikation war an die Dozierenden gerichtet und wurde entsprechend erwidert.

In den schnaq-Gruppen konnten wir sehen, dass es bedeutend mehr Interaktion zwischen den Teilnehmer:innen gab. Sie fingen an, sich gegenseitig ihre Fragen zu beantworten, so dass die Dozierenden nur noch die Rolle eines Kurators übernehmen mussten. Außerdem wird dadurch das Verständnis vertieft, wenn die Teilnehmer:innen gezwungen sind, über das jeweilige Thema zu diskutieren.

Vielleicht lag der Grund dafür an der Einfachheit der Anwendung. Oder, wie es eine der Dozentinnen formulierte: “Schnaq sieht gut aus und ist so einfach zu bedienen”.

3.4 Bonus: Wissensdatenbank

Obwohl dies vor dem Einsatz von schnaq kein Ziel war, verfügt die Bibliothek nun als Nebenprodukt über drei Wissensdatenbanken zu den Themen der Workshops.

Die erstellten schnaqs können in den nächsten Workshops wiederverwendet werden und auch als eigenständige Datenbank zur Beantwortung allgemeiner Fragen zum Thema dienen, z. B. auf der Website der Bibliothek.

4. Die Evolution der Q&A

Seit der Nutzung von schnaq durch die Bibliothek hat sich das Q&A noch weiter entwickelt. Mit den neuen Funktionen werden die Fragen Ihrer Teilnehmer beantwortet, während sie tippen (wenn bereits eine passende Antwort erstellt wurde). Auch im Jahr 2022 hilft schnaq der Bibliothek bei der Durchführung ihrer Veranstaltungen und sorgt für zufriedene Dozierende und Teilnehmer:innen.

Möchtest du schnaq Q&A für deinen Workshop oder deine Veranstaltung ausprobieren? Gehe auf schnaq.com und starte gleich mit dem kostenlosen Plan. Oder berichte uns von deinem Anwendungsfall und lasse uns helfen: hello@schnaq.com.