Bildungssoftware richtig beschaffen – eine Checkliste

Von Alexander Schneider

Du hast dich lange informiert, fortgebildet und möchtest jetzt deine Lehre mit passender Bildungssoftware unterstützen. Damit die Anschaffung an deiner Schule, Uni oder Firma jetzt ein voller Erfolg wird, kannst du dich mit folgender Checkliste versichern, dass du nichts falsch machst.

  1. Habe ich geschaut, dass der Datenschutz stimmt?
  2. Ist Open-Source für mich wichtig und wie sieht es damit aus?
  3. Habe ich verschiedene Anbieter verglichen?
  4. Habe ich eine Demo bekommen / das Produkt getestet?
  5. Habe ich mich mit allen Entscheider:innen in meiner Institution in Verbindung gesetzt?
  6. Arbeitet das System mit bestehender Infrastruktur gut zusammen?
  7. Weiß ich, wie ich die Software in meinen beruflichen Alltag integrieren kann?

1. Habe ich geschaut, dass der Datenschutz stimmt?

Gerade bei Bildungssoftware sollte strengstens auf den Datenschutz geachtet werden, da in der Regel auch die Daten aller Kursteilnehmer:innen betroffen sind.

Als Startpunkt bekommt man durch die Datenschutzerklärung einen guten ersten Überblick. Gibt es Angaben, dass Daten gewerblich an Dritte weitergegeben oder zu Werbezwecken benutzt werden, sollte man sich die Anschaffung als Bildungsinstitution nochmal gut überlegen. Falls es sich um Cloud-Software handelt, sollte man immer auch einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) abschließen, da vom Unternehmen ja zwangsläufig personenbezogene Daten verarbeitet werden. Mit diesem Vertrag verpflichtet sich das Unternehmen umfassend aufzuklären, mit welchen Drittanbietern auch deine Daten potenziell ausgetauscht werden und verpflichtet sich auch dich vor Änderungen zu informieren. So erlebst du keine böse Überraschung, dass deine Daten auf einmal bei anderen Unternehmen landen.

Gerade bei Unternehmen, die außerhalb der EU ihren Sitz haben, sollte man dann noch zusätzlich aufpassen, dass diese mindestens gesonderte Server für ihre EU-Kunden betreiben. Anders ist es nur sehr schwierig, einen DSGVO-konformen Betrieb der Software sicherzustellen.

2. Ist Open-Source für mich wichtig und wie sieht es damit aus?

Gerade bei Behörden oder staatlichen Institutionen gibt es oft Richtlinien, dass bevorzugt, oder zumindest teilweise, verpflichtend Open-Source-Software genutzt werden soll. Das hat natürlich gute Gründe, denn bei Open-Source-Software kann sichergestellt werden, dass die Software tatsächlich alle Sicherheits- und Datenschutzauflagen einhält. Zudem gibt eine Open-Source-Software einem auch die Möglichkeit, mit der Software weiterzuarbeiten, selbst wenn die kommerziellen Betreiber diese nicht mehr anbieten.

3. Habe ich verschiedene Anbieter verglichen?

Für eine gut informierte Entscheidung sollten immer auch die Alternativen betrachtet werden. Ein paar Fragen, die dabei eine Rolle spielen könnten, sind etwa:

  • Wie ist der Preisunterschied und ist dieser gerechtfertigt?
  • Ist eine der Alternativen genauer auf meinen Anwendungszweck angepasst, oder lässt sich anpassen?
  • Bietet eine der Alternativen vertrautere Arbeitsweisen an und passt damit besser zu unserem Workflow?

Viele Tools wirken auf den ersten Blick wirklich gut. Jedoch sollte das gesuchte Tool wirklich zu deinem Workflow passen. Es nutzt beispielsweise nichts, den Marktführer zu buchen, nur weil viele andere Menschen in deiner Situation das machen. Die meisten arbeiten schließlich anders als du.

4. Habe ich eine Demo bekommen / das Produkt getestet?

Wie bei allen größeren Anschaffungen, hilft es das Produkt einmal zu testen. Viele Anbieter von Bildungssoftware haben entweder Testaccounts oder bieten kostenfreie Pläne an, die dazu dienen sollen, sich einen ersten Überblick zu verschaffen.

Zusätzlich kann es nicht schaden, sich eine persönliche Demo geben zu lassen. So können dann auch direkt Rückfragen gestellt werden.

5. Habe ich mich mit allen Entscheider:innen in meiner Institution in Verbindung gesetzt?

Wahrscheinlich bist du als Anwender:in perfekt geeignet zu evaluieren, ob eine Software nützlich für deine Lehre sein wird. Allerdings gibt es in der Realität noch ein paar andere Menschen, die es ins Boot zu holen gilt.

  • Gibt es eine zuständige technische Abteilung und hat diese ein Mitspracherecht bei Softwareangelegenheiten?
  • Gibt es fachliche Vorgesetzte, deren Okay man braucht?
  • Wer gibt das Budget frei und ist diese Person informiert?

Oft helfen die Softwareanbieter einem, auf Nachfrage, entsprechende Informationen und Argumente zu sammeln, um die Verantwortlichen leichter zu überzeugen.

6. Arbeitet das System mit bestehender Infrastruktur gut zusammen?

Je nachdem wie umfangreich das Softwareportfolio deiner Institution ist, kann das ein wichtiger Punkt sein. Ist es notwendig, dass sich die neue Software mit bestehender integriert? Muss die Software auf eigenen Servern betrieben werden, oder reicht ein Cloud-Angebot? Was für Integrationen, die benötigt werden, bietet die Software an?

Und falls etwas fehlt, kann es nachträglich vom Anbieter nachgerüstet werden?

Viele Anbieter bieten mehr, als sie auf ihrer Webseite angeben. Es schadet nicht, einfach mal nachzufragen.

7. Weiß ich, wie ich die Software in meinen beruflichen Alltag integrieren kann?

Software soll dazu dienen, die eigene Arbeit zu erleichtern oder zu verbessern. Deshalb sollte man sich natürlich auch die Frage stellen: Hilft mir die Bildungssoftware, die ich anschaffen möchte, um dabei meine Arbeit besser zu verrichten? Kann ich diese Software in meinen Lehrbetrieb nahtlos einbinden, oder muss ich dafür an anderen wichtigen Punkten Kompromisse eingehen? Am leichtesten lässt sich sowas herausfinden, wenn die Möglichkeit besteht, das einfach ein paar mal mit Testaccounts in realen Kursen auszuprobieren.

Wenn du die oberen sieben Punkte abhaken konntest, dann steht einer erfolgreichen Einführung der Bildungssoftware nichts mehr im Wege. Jetzt bist du bereit, den nächsten Schritt Richtung zeitgemäßer Lehre zu gehen!