Der Ultimative Guide zu All-Hands Meetings

Ein All-Hands-Meeting, manchmal auch Town Hall genannt, ist ein Meeting, bei dem alle Mitarbeiter:innen eines Unternehmens, oder einer Abteilung zusammenkommen.

Ziel ist es dabei den Austausch zu fördern, alle auf den gleichen Wissensstand zu befördern und die Ziele und Kultur des Unternehmens in einen Einklang zu bringen.

In diesem Artikel besprechen wir folgende Punkte:

• Was ist ein All-Hands-Meeting genau?
• Welche Vorteile habe ich von einem All-Hands-Meeting?
• Wie organisiere ich das perfekte All-Hands-Meeting?

Was ist ein All-Hands-Meeting genau?

Das Wort All-Hands stammt aus der Schiffsfahrt, bei der alle Matrosen für wichtige Ereignisse auf das Deck beordert werden (“All hands on Deck”).

In der modernen Arbeitswelt hat sich dieser Begriff durchgesetzt, um ein Meeting zu beschreiben, bei dem alle Mitarbeiter:innen eines Unternehmens gleichzeitig teilnehmen. Bei größeren Unternehmen gibt es auch schonmal All-Hands-Meetings nur für einzelne Bereiche oder Abteilungen.

Mit den All-Hands-Meetings möchte man in der Regel alle Mitarbeitenden auf eine Linie bringen. Zum einen geschieht dies durch Updates, zum anderen in dem Raum für Fragen und Interaktion geschaffen wird. Wichtig ist auch, die Gelegenheit zu nutzen, um die Firmenwerte und -kultur in Einklang mit den Zielen zu bringen.

Auch Motivation und Wertschätzung sind oft ein Bestandteil von All-Hands-Meetings. So empfiehlt es sich regelmäßig Mitarbeiter:innen, die sich besonders verdient gemacht haben, eine Bühne zu bieten.

Die richtige Unternehmensgröße, bei der All-Hands-Meetings sinnvoll werden, ist individuell. In der Regel passiert das ab ca. 30 Mitarbeitenden. Spätestens aber, wenn Ineffizienzen in der Kommunikation und der Ausrichtung auftauchen.

Welche Vorteile habe ich von einem All-Hands-Meeting?

Wie am Anfang kurz geteasert, gibt es sehr viele Vorteile für das Unternehmen, wenn regelmäßige All-Hands-Meetings stattfinden.

Updates Da alle Mitarbeiter:innen anwesend sind, ist es das perfekte Setting um wichtige Neuigkeiten zu verkünden. Gibt es Veränderungen im Management, der Strategie oder den Zielen? Mit dem All-Hands stellst du sicher, dass auch alle es mitbekommen.

Firmenkultur in Einklang bringen Nutze All-Hands-Meetings, um die Werte und Kultur des Unternehmens vorzuleben und zu zelebrieren. Die Sprecher:innen sollten zeigen, wie das, was sie zu erzählen haben, mit der Philosophie des Unternehmens zusammenkommt. So sind alle Mitarbeitenden im Einklang und können an einem Strang ziehen.

Feier die Mitarbeiter:innen Nutze die Gelegenheit, um Mitarbeiter:innen, die besonders gute Arbeit geleistet haben, hervorzuheben und zu feiern. Zelebriere Exzellenz von Kolleg:innen und Teams. Besonders schön ist es auch Mitarbeitende hervorzuheben, die die Firmenwerte exemplarisch vorleben.

Einbindung der Mitarbeiter:innen Nutze mindestens ein Viertel der Zeit im All-Hands-Meeting zur aktiven Einbindung der Mitarbeiter:innen. Gebe allen die Möglichkeit, Fragen zu stellen und sich bei wichtigen Punkten einzubringen. So werden alle Mitarbeiter:innen gehört und sind zufriedener.

Wie organisiere ich das perfekte All-Hands-Meeting

Damit dein All-Hands-Meeting super verläuft, haben wir ein paar Tipps für dich zusammengetragen:

1 – Vorbereitung ist Trumpf

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Erstelle zuerst eine gut strukturierte Agenda, damit das Meeting professionell und ohne Hänger ablaufen kann. Wenn die Agenda steht, solltest du möglichst früh einen Termin an alle Teilnehmer:innen kommunizieren, damit auch wirklich alle dabei sein können. Verschicke hier auch am besten direkt die Agenda zusammen mit dem Termin.

Die Technik während dem Meeting sollte von einer dedizierten Person, oder Team begleitet werden und im Vorfeld schon vorbereitet sein. Lasse dir auch die Präsentationen von allen Sprecher:innen im Voraus zusenden, damit der Wechsel reibungslos über die Bühne gebracht werden kann.

2 – Gute Moderation ist unersetzlich

Um durch das All-Hands-Meeting zu leiten, sollte jemand das gesamte Meeting moderieren. Das hilft den Sprecher:innen sich rein auf ihren Part zu konzentrieren. Die Moderation kann sich dann darum kümmern, dass das Meeting im Fluss gehalten und nicht in die Länge gezogen wird. Wenn das All-Hands-Meeting online stattfindet, oder parallel online übertragen wird, empfiehlt es sich eine Person zu haben, die nur den Online-Part betreut. So können Zwischenfragen oder Probleme gefiltert an die Moderation weitergeleitet werden.

Die Moderation sollte im Vorfeld auch die Sprecher:innen mit der Technik und den Umständen wie angepeilter Länge der Präsentation vertraut machen.

3 – Beziehe Mitarbeiter:innen mit ein

Damit das All-Hands-Meeting nicht zu einem stundenlangen Präsentationsmarathon verkommt, ist es wichtig, die Zuhörer:innen an den richtigen Stellen mit einzubeziehen.

Nutze verschiedene interaktive Elemente durchgehen, um das All-Hands-Meeting aufzulockern und den Mitarbeiter:innen zu signalisieren, dass ihre Meinung und Stimme Gewicht hat. Zusätzlich hilft es, die Konzentration aufrechtzuerhalten.

Plane hierbei unbedingt im Voraus, an welchen Stellen du welche interaktiven Elemente platzieren möchtest und bereite diese schonmal vor.

4 – Wertschätze den Input der Mitarbeiter:innen

Sorge dafür, dass die Mitarbeiter:innen sich einbringen können.

Starte das All-Hands-Meeting zum Beispiel direkt mit einer kleinen Icebreaker-Frage und sammel die Antworten in einer Umfrage, oder einer Wortwolke. Das etabliert direkt, dass Input erwünscht und die Veranstaltung interaktiv ist.

Wenn zum Beispiel ein Strategiewechsel verkündet wird, kannst du eine kurze Umfrage einstreuen, um die Meinungen der Mitarbeitenden dazu abzufragen. Jeder Input sorgt dafür, dass die Mitarbeiter:innen am Ball bleiben und sich weiterhin mit ihrem Wissen und Können einbringen.

5 – Raum für Fragen

Neben allen anderen Arten von Inputs sollte reichlich Raum für Fragen gegeben sein. Egal ob gesammelt am Ende, oder mittendrin. Mit schnaq und den Q&A-Boxen kannst du dauerhaft und sogar schon vor dem All-Hands-Meeting die Fragen der Mitarbeiter:innen sammeln. Durch das Hochwählen behältst du die spannendsten Fragen immer auf einen Blick und kannst diese in das Meeting mit einbringen.

6 – Follow-Up nach dem All-Hands

Auch das Ende ist wichtig. Sammel am besten direkt im Anschluss Feedback ein. Dafür kannst du zum Beispiel auch die schnaq Feedbacks nutzen.

Stelle auch sicher, dass mögliche nächste Schritte, die aus den Verkündungen entstehen, klar sind. Hier bietet sich eine Follow-Up Email an. In dieser kannst du dann auch eine Zusammenfassung oder Videoaufnahmen des All-Hands-Meetings versenden.

Du solltest auch Fragen, die im All-Hands selbst nicht beantwortet wurden, beantworten, bzw. die Beantwortung anregen, damit sich die Fragensteller:innen nicht übergangen fühlen.

Bereit für das All-Hands-Meeting

Nachdem du jetzt top informiert bist, kannst du anfangen, dein All-Hands-Meeting vorzubereiten. Wenn du unsere Tipps befolgst, kann nichts mehr schiefgehen.

Und damit auch deine All-Hands reibungslos ablaufen, unterstützt dich die schnaq Software mit einer Vielzahl an passenden Interaktionselementen.